SharePoint Hub Sites: Wie, was und warum?

Seit dem 27.03. sind auch in unserem Tenant (Target Release) die SharePoint Hub Sites aktiv. Wir dürften wohl zu den letzten gehören, denn kurz vor der Ankündigung auf Twitter (https://twitter.com/SharePoint/status/978743213656653824) habe ich noch verzweifelt nach dem Feature gesucht.

In diesem Artikel beschreibe ich die Funktionalitäten und die Einsatzzwecke der Hub Sites.

Solltest du zu den Ungeduldigen gehören, die einfach nur wissen möchten, wie die Hub Sites eingerichtet werden können, dann ist das nächste Kapitel das Richtige für dich.

Wir richten zuerst die Hub Sites ein

Folgendes ist bei der Auswahl des Templates zu beachten:

We recommend selecting a communication site, or a team site that uses the new template. If you use a classic team site, the hub site navigation will only appear on modern pages, including document libraries, lists, and site contents. Hub site settings will only appear on modern pages.

Erstelle eine Teamsite, die als Hub dienen soll: Bei mir “TeamHub”.

Teamsites zur Hub Site machen:

PNP PowerShell: Register-PnPHubSite -Site https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub

oder

SharePoint Online Management Shell: Register-SPOHubSite –Site https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub

 

Damit es auch ein wenig hübsch wird, kannst du noch einige Eigenschaften für die Hub Sites setzen, z.B. Logo und Beschreibung:

PNP PowerShell: Set-PNPHubsite –Identity https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub -LogoUrl https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub/SiteAssets/logo.jpg -Description “Hubsite für mein Team”

oder

SharePoint Online Management Shell: Set-SPOHubSite –Identity https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub -LogoUrl https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub/SiteAssets/logo.jpg -Description “Hubsite für mein Team”

 

Zur Verwaltung der Hub Sites müssen noch Berechtigungen erteilt werden.

PNP PowerShell: Grant-PNPHubsiteRights –Identity https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub -Principals hubsitemanagers@email.com -Rights Join

oder

SharePoint Online Management Shell:  Grant-SPOHubSiteRights -Identity https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub  -Principals hubsitemanagers@email.com -Rights Join

 

Jetzt ist deine Hub Site eingerichtet und du kannst starten.

Erstelle eine weitere Teamsite, die du zum Hub hinzufügen möchtest: Bei mir “Collaboration” und “Business Analytics”

Du könntest jetzt einfach die Hub Sites über die Oberfläche hinzufügen (Menu Websiteinformationen):

 

01HubSiteZuordnen

Oder dann doch besser per PowerShell:

PNP PowerShell: Connect-PnPHubSite -Site https://meintenant.sharepoint.com/sites/collaboration -HubSite https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub

oder

SharePoint Online Management Shell:  Add-SPOHubSiteAssociation -Site https://meintenant.sharepoint.com/sites/collaboration -HubSite https://meintenant.sharepoint.com/sites/teamhub

Dann kann es eigentlich schon losgehen und wir schauen uns die einzelnen Funktionen der Hub Sites an.

Zentrale Navigation

Die zentrale Navigation wird in allen hub sites angezeigt. Im Standard ist zunächst ausschließlich der Link zur hub site sowie das Logo enthalten.

02HubSiteNav

Die Menuelemente können einfach über den Punkt “Bearbeiten” hinzugefügt werden.

03MenuAddItem

Die zentrale Navigation ist dann in allen zugeordneten Seite sichtbar.

Websiteübersicht

In Webpart “Webistes” können websiteübergreifend Informationen angezeigt werden. Neben der manuellen Auswahl einzelner Websites steht nun die Auswahl “Alle Websites im Hub” zur Verfügung.

04Websiteübersicht

Sobald ich diese Option auswähle, sehe ich alle Aktivitäten der dem hub zugeordneten Websites. Im o.g. Screenshot befinde ich mich auf der hub site und es ist zu sehen, dass ich in der Collaboration Site ein Dokument hochgeladen und eine News erstellt habe.

Newsübersicht

Ebenso wie im Website Webpart kann auch im Nachrichten Webpart ausgewählt werden, dass die News aus allen Sites im hub angezeigt werden sollen. Im nachfolgenden Screenshot sehen wir jeweils eine News aus dem Team BA und eine aus Collaboration:

05Newsübersicht

Dokumente (Hervorgehobener Inhalt)

Das Webpart “Hervorgehobener Inhalt” kann ebenso zur Anzeige von Inhalten aller Sites im Hub konfiguriert werden. Im u.g. Screenshot werden alle Dokumente angezeigt:

06HervorgehobenerInhalt

Suche (auf Hub Sites eingeschränkt)

Die Websitesuche beschränkt sich in Hub Sites nicht ausschließlich auf die aktuelle Website sondern sucht automatisch in allen dem Hub zugeordneten Sites.

Suche z.B. in meinen Hub Site nach dem Stichwort “News”

07SearchBox

so werden mir Ergebnissen aus meinen beiden Teamsites “TeamBA” und “Collaboration” angezeigt

08SearchResults

Und wozu das Ganze?

Jetzt habe ich oben beschrieben wie die Hub Sites eingerichtet werden und bin auf die einzelnen Funktionen eingegangen, aber wozu ist das in der Praxis eigentlich nützlich?

In SharePoint Online ist es relativ leicht neue Sites (Sitecollections) zu erstellen, dabei verliert man leicht den Überblick.

In einem Hub werden die einzelnen Sites miteinander verknüpft, können mit einer zentralen Navigation versehen werden und Inhalte können innerhalb des Hubs aggregiert werden.

Praxisbeispiele:

– Zusammenfassung der Abteilungsseiten zu einen “Intranet Hub”

– Zusammenfassung von Teamprojekten zu einem “Projekt Hub”

Pro Organisation können 50 Hub Sites angelegt werden. Da ist also noch Raum für viele weitere Praxisbeispiele.

 

Weiterführende Links

Organized your intranet with hub sites: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Organize-your-intranet-with-SharePoint-hub-sites/ba-p/174081 (Interessant sind ganz unten den anstehenden Events)

Create a SharePoint hub site using PowerShell: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/features/hub-site/create-hub-site-with-powershell

Overview of programming SharePoint hub sites  https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/features/hub-site/hub-site-overview

 

 

 

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