Automatisierte Projektordner mit Nintex Workflow erstellen

In diesem Beitrag möchte ich euch gerne eine einfache Möglichkeit vorstellen, automatisiert Ordner (Folder) und Unterordner (Subfolder) in einer Dokumentbibliothek mit Nintex Workflow zu erstellen. Bisher habe ich hierfür immer einen Webserviceaufruf verwendet. Es geht aber auch viel einfacher mit der Aktion „Element erstellen“ (Create List Item).

In meinem Beispiel habe ich zwei Inhaltstypen für meine Dokumentbibliothek verwendet.

  • Projekthauptordner
    • Dieser würde sich z.B. eignen um Projektstammdaten zu pflegen.
  • Projektunterordner

Beide wurden abgeleitet vom Typ Ordner. Es geht also um eine Projektablage. Mein Workflow soll nun starten, wenn ein Ordner vom Typ „Projekthauptordner“ angelegt wurde und mir dann eine vordefinierte Anzahl von Projektunterordnern erstellen.

Natürlich könnte ich auch mit Metadaten arbeiten, aber hier bestand der explizite Wunsch das für den Anwender so einfach wie möglich zu halten. Ordner habe auch gewisse Vorteile wie Markus hier schon einmal gebloggt hat.

http://www.sharepointjungs.de/2014/02/14/verwendung-von-ordnern-im-sharepoint/

Innerhalb des Workflows bin ich so vorgegangen, das dieser bei Neuerstellung eines Elements innerhalb der Dokumentbibliothek starten soll. Ein bedingter Start ist leider bei Dokumentbibliotheken nicht möglich.

Innerhalb einer „Ausführen wenn“ Aktion habe ich dann abgefragt, ob es sich um einen Inhaltstyp Projekthauptordner handelt. Nur in diesem Fall sollen Unterordner wie bereits oben geschrieben erstellt werden.

 

Interessant ist in diesem Workflow Snippet ist die Aktion „Element erstellen“ hier z. B.“1. Projektunterordner erstellen“ genannt.

Im Feld „Name“ des neu zu erstellenden Projektunterordners habe ich den Hauptordnernamen als Referenz eingefügt. Getrennt mit einem „/“ habe ich Unterordnernamen angefügt. Somit werden unterhalb meines erstellten Projekthauptordners vier weitere Projektunterordner erstellt.

 

 

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