Nachschlagefelder im SharePoint optimal nutzen

Wer kennt es nicht? Man verbindet zwei Listen über ein Nachschlagefeld und prompt steht man vor dem Problem, im Nachschlagefeld den passenden Wert für die Verknüpfung wiederfinden zu müssen. Mit steigendem Datenaufkommen in der Quellliste, in der nachgeschlagen wird, vergrößert sich das Problem. Wenn dann auch noch der Anzeigename nicht eindeutig ist und die Quellliste keinen alternativen Wert zur Verfügung stellt, anhand dessen ein Benutzer den korrekten Wert identifizieren kann, ist es mit der Usability ganz vorbei.

Hier steht nur noch der Griff zu einem Dritthersteller-Tool zur Wahl. Tools wie iLove SharePoint lösen das Problem und bieten eine elegante Möglichkeit nach den passenden Daten in der Quellliste zu suchen. Setzt ein Dritthersteller jedoch darauf einen eigenen Spaltentyp zu verwenden, wie auch hier der Fall, so stehen Sie bei einem Update auf eine neue SharePoint Version ggf. vor neuen Problemen. Wie migriere ich die Daten von meinem Altsystem in das neue und steht das Tool in der neuen Version überhaupt noch zur Verfügung? Um alle Vorteile aus der Verwendung eines nativen SharePoint Nachschlagefeldes und dem Luxus der Erweiterungen durch ein Dritthersteller-Tool in einer Lösung zusammenzufassen, hat die Firma amexus Informationstechnik GmbH & Co. KG den amxLookupExtender erstellt.

Das Tool lässt sich auf Wunsch auf jedes Nachschlagefeld auf Ihrem SharePoint schalten und erweitert dieses um verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten. Da das Tool ausschließlich durch eine JavaScript Erweiterung der UI arbeitet, werden die Daten im Hintergrund weiterhin in einem nativen SharePoint Nachschlagefeld abgelegt. Dank dieser Implementierung ist eine Migration auf neue SharePoint Versionen problemlos möglich. Auch in dem aktuellen System können Sie das Tool jederzeit ein- oder ausschalten, ohne die gespeicherten Daten zu verändern oder zu verlieren.

Im nachfolgenden Beispiel wurde eine Personenliste mit einer Städte-Liste verknüpft. Da viele Städte mehrere Postleitzahlen besitzen, die Auswahl der Stadt alleine auf Basis der Postleitzahl jedoch nicht zumutbar ist, sehen Sie hier, welche Möglichkeiten der amxLookupExtender bietet, um die Auswahl der verknüpften Daten zu vereinfachen.

Im Standard würde ein Lookup beispielsweise die Stadt Berlin mehrfach Anzeigen und eine eindeutige Zuordnung ist für den Benutzer nicht möglich.

 

Wenn der amxLookupExtender installiert ist, können Sie in den Listeneinstellungen eine gewünschte Konfiguration je Lookupfeld der Liste vornehmen.

In der Konfiguration kann je Lookupfeld der Liste ein gewünschter Anzeigetyp gewählt werden. Zur Wahl stehen Normales Lookup, welches ein Feld im Standard belässt, Erweitertes Lookup, welches eine Lupe hinter das Nachschlagefeld rendert. Mit dieser Lupe kann über einen modalen Dialog komfortabel nach Daten gesucht werden, die dann als Feldwert übernommen werden. Ebenfalls zur Auswahl steht eine Autocomplete Textbox, die das Lookupfeld gegen eine Textbox austauscht. Hier werden im Zuge der Texteingabe mögliche Wertemengen aus der Quellliste abgefragt und als mögliche Feldwerte zur Verfügung gestellt.

In unserem Bespiel bietet sich das Erweiterte Lookup an. Wenn dieser Anzeigetyp aktiviert ist, wird eine Lupe hinter dem entsprechenden Nachschlagefeld gerendert.

Beim Klick auf die Lupe öffnet sich ein modaler Dialog, mit dem in der Quellliste gesucht werden kann um den gewünschten Eintrag als Feldwert zu übernehmen.

Wird als Anzeigetyp die Autocomplete Textbox gewählt, wird das Lookupfeld im Formular komplett gegen eine Textbox ausgetauscht.

Während des Tippens werden mögliche Ergebnisse eingeblendet.

Ist ein gültiger Eintrag für das Lookupfeld eingetragen, der korrekt gematched werden kann, wird dies durch einen Haken hinter dem Feld signalisiert.

In der Konfiguration des amxLookupExtender können je Nachschlagefeld einer Liste auch Einschränkungen über eine CAML-Query definiert werden.

Wird hier eine Query für ein Feld angegeben, werden automatisch alle verfügbaren Nachschlagewerte auf die Wertemenge reduziert, die über diese Query als gültig verifiziert wurde.

So können beispielsweise die Kontakte aus einer globalen Kontaktliste so eingeschränkt werden, dass nur Kontakte zurückgegeben werden, die eine bestimmte Rolle erfüllen oder in einer speziellen Abteilung arbeiten.

 

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